En el 2009, Mead Johnson Nutrition lanzó una iniciativa de transformación para continuar nuestro crecimiento como un líder global en nutrición pediátrica. Nuestro esfuerzo se concentra en tres áreas principales:

• Transformación de nuestros procesos de compras, con el objetivo de implementar las mejores practicas en la industria, así como la tecnología de punta que nos brinda SAP
• Implementación de aplicaciones de contribuirán a mejorar la eficiencia de nuestra empresa
• Integración de nuestra empresa a nivel global para ayudaros a reducir los costos y aumentar nuestra productividad

Siendo una empresa integrada de manera global, Mead Johnson está comprometida a fortalecer los procesos, sistemas y tecnologías que respaldan su éxito. Esto se traduce en la transformación de nuestras áreas de Tecnología de Información, Finanzas y Compras.

Una parte importante del esfuerzo de transformación incluye la sociedad que hemos establecido con IBM para los servicios de Compras y Cuentas por Pagar. Como proveedor de servicios de compras para Mead Johnson, IBM será responsable de las siguientes actividades:

• Compras estratégicas (selección y negociación con proveedores)
• Compras tácticas (administración de cotizaciones y licitaciones)
• Procesamiento de órdenes de compra
• Implementación y administración de catálogos
• Administración de la base de proveedores para la adquisición de ciertas categorías de servicios y productos indirectos

IBM también manejará la actividad procesamiento de facturas del área de Cuentas por Pagar para los productos y servicios Directos e Indirectos.

Otro aspecto significativo de la transformación es la creación de un Centro de Asistencia al Cliente disponible también para todos los proveedores de Mead Johnson, a fin de responder preguntas o dudas relacionadas con Compras y Cuentas por Pagar.

Eventos importantes:

Abril de 2011

• Cierre de Órdenes de Compra (PO) existentes en los sistemas MJN antiguos para reemitirlas en el nuevo sistema SAP de MJN.
• Con el fin de minimizar los retrasos de los pagos, nuestros proveedores deberán presentar TODAS las facturas pendientes utilizando el proceso actual a más tardar el próximo día 19 de Abril.

Mayo de 2011

• Inicio del nuevo sistema y procesos: MJN realizará la transición de sus actividades empresariales de América Latina a su modelo y sistema nuevos el próximo día 3 de Mayo.

Los cambios que Mead Johnson está implementando en las áreas de Compras y Cuentas por Pagar podrán afectar la manera de hacer negocios con nuestros proveedores, por lo que le remendamos revisar las secciones correspondientes denominadas “Cambios Importantes” que se presentan a continuación.

Cambios Importantes en Compras:

• Nuevo sistema SAP de MJN– El nuevo sistema respalda nuestros nuevos procesos de compras.
  • Todas las NUEVAS órdenes de compra se emitirán desde este sistema.
  • Las Órdenes de Compra no entregadas o facturadas completamente antes de la fecha de cierre de facturación del sistema antiguo serán reemitidas en el sistema nuevo.
• Centro de Asistencia al Cliente (CAC) – el nuevo módulo de servicio al cliente que ayudará a los proveedores con dudas relacionadas con nuestros procesos de Compras (incluyendo Órdenes de Compra).
• Contacto con Compras de MJN– Los proveedores ahora trabajarán en contacto nuestro CAC utilizando el número sin costo o dirección de correo electrónico para resolver problemas o preguntas relacionadas con nuestros procesos de Compras. Asimismo, se alienta a los proveedores a trabajar e manera cercana con el empleado de MJN que solicita los productos o servicios.

Cambios Importantes en Cuentas por Pagar:

• Nuevo sistema SAP de MJN– El Nuevo sistema respalda nuestros nuevos procesos de cuentas por pagar.
  • Todas las Facturas de nuevas Órdenes de Compra deberán ser entregadas según las instrucciones proporcionadas bajo la sección de REQUERIMIENTOS DE FACTURACIÓN que se encuentra a continuación.
  • Las facturas remitidas sin bloqueos se pagarán a de acuerdo con nuestro proceso y sistema actuales.
• Cambio de la dirección para Cuentas por Pagar – Referirse a la sección “Envío de Facturas”, que proporciona la nueva erección postal en cada país, a donde su factura deberá ser enviada.
• Centro de Asistencia Cliente – el nuevo módulo de servicio al cliente dedicado que ayuda a los proveedores con preguntas sobre el Cuentas por Pagar, Facturas y Pagos.
• Cambios en el contacto de apoyo – Los proveedores ahora trabajarán estrechamente con CAC utilizando el número sin costo, o dirección de correo electrónico para resolver preguntas relacionadas con Facturas y Pagos.
• Cambios en el Procesamiento de Pagos:
  • Método de pago preferido- El método de pago preferido es la transferencia electrónica de fondos.
  • Los cheques se emitirán una vez por semana solamente.

Lista de verificación: Acciones que el proveedor puede tomar para apoyar una Transición Exitosa

Las actividades que se listan a continuación son críticas para asegurar que nuestros proveedores estén preparados para la transición al nuevo modelo y sistema de MJN el 3 de mayo de 2011. De antemano contamos con su paciencia y cooperación para llevar a cabo estas importantes acciones de manera oportuna.

• Si MJN lo contacta sobre la validación de la información para actualización de nuestro archivo maestro de proveedores, responda de manera oportuna y precisa.
• Trabaje en coordinación con su contacto actual de Mead Johnson para monitorear las órdenes de compra abiertas, a fin de tratar de completar las entregas de productos/servicios y facturación (según se requiera) antes de la fecha límite de facturación en el sistema actual. De otro modo, su orden de compra abierta tendrá que ser re-emitida en nuestro sistema nuevo, creando una carga administrativa adicional en ambos lados.
• Se sugiere a los proveedores crear una cuenta de correo electrónico grupal (por ejemplo: “ordenesdecompra@proveedor.com”) para recibir órdenes de compra de MJN en vez de una designada a un empleado de su compañía. Esto asegurará que las órdenes de compra sean recibidas y que el negocio entre nuestras compañías fluya de manera eficiente. Por favor, comunique cualquier cambio en su dirección de correo electrónico de manera oportuna a su contacto de MJN (Centro de Asistencia a Cliente).

Para los proveedores que realizan negocios con Mead Johnson en América Latina, después del 3 de mayo de 2011, se contará con una nueva forma de recibir órdenes de compra y una nueva dirección a la cual enviar sus facturas.

Nuestros proveedores:

• Recibirán órdenes de compra nuevas, así como modificadas en formato PDF por correo electrónico.
• Deberán enviar sus facturas o notas de crédito por correo postal o servicio de mensajería a las direcciones especificadas abajo

Requerimientos de contenido de la factura

Los proveedores deben asegurarse de que la siguiente información aparezca en sus facturas clara y fácilmente localizable:

• Número de factura. Este número tiene que aparecer en cada página de su factura y no debe ser un número previamente asignado a una factura de su compañía en los últimos dos años.
• NOTA: Su número de factura no debe incluir caracteres especiales (como “-”. “=”, “/”, etc.) ya que éstos no pueden ser reconocidos por nuestro nuevo sistema SAP.
• Fecha de la factura en formato DD/MM/AA.
• Nombre completo del proveedor.
• Dirección del proveedor.
• Correo electrónico del proveedor (opcional).
• Nombre de contacto y teléfono del proveedor.
• Dirección de remitente del proveedor actual (en caso de ser diferente del ítem 5).
• Dirección de envío del material o dirección en la cual se prestaron los servicios.
• Número de Orden de Compra de MJN impreso en la factura.
• Número de Línea de la Orden de Compra impreso en la factura.
• Tipo de moneda.
• Listar de los tipos de impuestos correspondientes al producto o servicio facturado y sus valores correspondientes. En caso de existir varios tipos de impuestos aplicables, totalizar los impuestos en la factura.
• Listar los cargos misceláneos por separado. En caso de aplicar varios diferentes cargos misceláneos, totalizar estos en la factura.
• Listar cargos correspondientes a fletes por separado En caso de aplicar varios diferentes cargos por fletes, totalizar estos en la factura.
• Incluir el valor total de la factura incluyendo valor del producto o servicio, impuestos, cargos misceláneos y fletes.
• Si su compañía lo requiere, incluir un número de referencia o remisión.

Cuando se envíe sus facturas, Mead Johnson solicita a sus proveedores que utilicen estrictamente el siguiente procedimiento:
1. NO enviar la factura al solicitante del producto o servicio, sino solamente una nota de remisión o confirmación de entrega, identificando este documento con la leyenda “Este documento no es una factura”.
2. La factura original no debe tener inscripciones a mano, marcas de corrección, resaltados o cambios.
3. Haga referencia a una sola Orden de Compra por factura e identifique la o las líneas correspondientes a la Orden de Compra correspondiente. NO combine más de una Orden de Compra en una misma factura.
4. Envíe las facturas y notas de crédito- no estados de cuenta- por correo postal, mensajería a la dirección proporcionada abajo, correspondiente al país de la localidad Mead Johnson con quien usted tiene negocios.

Envío de Facturas

Favor de tener en cuenta que cualquier factura incorrecta o incompleta puede causar contratiempos en nuestro departamento de Cuentas por Pagar y en consecuencia retrasar el procesamiento oportuno de su pago.

Las localidades proporcionadas arriba, sólo recibirán facturas o notas de crédito. Usted podrá dirigir sus preguntas relacionadas con Cuentas por Pagar a accounts.payable.la@mjn.com o llamando al Centro de Asistencia al Cliente en su país, al número sin costo listado en la sección “Centro de Asistencia al Cliente” de este sitio para conversar con un representante de Cuentas por Pagar. El Centro de Asistencia al Cliente, que estará en servicio a partir del día 3 de Mayo del 2011.

A partir del 3 de mayo de 2011, los proveedores con sede en América Latina pueden contactar al Centro de Asistencia al Cliente de Mead Johnson. El centro, disponible sin costo alguno para nuestros proveedores, es el lugar al cual acudir para respuestas a cualquier pregunta, duda o preocupación relacionada con las áreas de Compras o Cuentas por Pagar.

El CAC es una de las iniciativas que estamos implementando para respaldar mejor a nuestros proveedores. Usted puede contactar a CAC por teléfono (de 9:00am - 6:00pm EST) o por correo electrónico:

Para cuestiones relacionadas con Compras (Orden de Compra)

Por teléfono, llame al número sin costo listado a continuación. Seleccione la Opción 2 (Proveedor MJN) luego elija la Opción 2 o por correo electrónico a mjnscmla@mjn.com Idiomas disponibles: español e inglés

Para Cuentas por Pagar (estado de una factura o pago)

Por teléfono, llame al número sin costo listado a continuación. Seleccione la Opción 2 (Proveedor MJN) luego elija la Opción 1 o por correo electrónico a accounts.payable.la@mjn.com Idiomas disponibles: español, inglés, y portugués

Números telefónicos sin costo: