En tant que service achat pour Mead Johnson, IBM est responsable :

• de la stratégie (sélection des fournisseurs et négociations)
• des achats incluant les demandes de quotation et les offres
• des process des bons de commande
• de la gestion de contenu de catalogue
• de la gestion des fournisseurs pour obtention de marchandises indirectes et des services

IBM fournira aussi des services pour Mead Johnson sur des fonctions de comptes fournisseurs, pour le traitement de factures, pour des marchandises tant directes qu'indirectes et des services.

La création d’un service dédié aux fournisseurs – Customer Assistance Center (CAC) – est un point significatif de notre transformation. Ce service vous permettra d’obtenir les réponses à vos questions et problèmes.

Changements principaux pour les achats

• Nouveau système SAP MJN
  • Tous les nouveaux numéros de bon de commande seront issus de ce système
  • Les bons de commande, partiellement ou non facturés, seront rebasculés dans le nouveau système sous un nouveau numéro.
• Système EDI - Electronic Data Interchange –Système permettant de transmettre et recevoir les informations électroniquement
• Outil E-Sourcing – Nouvel outil pour les négociations
• Customer Assistance Center (CAC) – Nouveau service pour répondre aux questions des fournisseurs sur les achats
• Contacter le Service Achat MJN – Les fournisseurs travailleront en proche collaboration avec le CAC, soit par téléphone en utilisant le numéro gratuit ci-dessous, soit par e-mail afin de répondre aux questions et résoudre les problèmes

Changements principaux pour la comptabilité

• Nouveau système SAP MJN
  • Toutes les factures devront être envoyées en suivant les instructions ci dessous dans la rubrique Présentation des factures
  • Les factures déjà envoyées, qui ne sont pas bloquées, seront payées par l’ancien système
• Système EDI - Electronic Data Interchange – Système permettant de transmettre et recevoir les factures et les avoirs électroniquement
• Changement de contact pour la comptabilité– pour envoyer vos factures, vous trouverez ci-dessous les coordonnées :
  • Nouvelle adresse postale
• Customer Assistance Center (CAC) – Nouveau service pour répondre aux questions des fournisseurs sur les factures et paiements
• Nouveaux contacts – Les fournisseurs travailleront en proche collaboration avec le CAC, soit par téléphone en utilisant le numéro gratuit ci-dessous, soit par e-mail afin de répondre aux questions concernant les factures et les paiements
• Changement du process pour les paiements:
  • Mode de paiement préféré : virement bancaire
  • Paiement par chèque – Les paiements seront faits sur la base d’un paiement par semaine

Ce que vous pouvez faire pour une bonne transition

• Si vous êtes contactés par Mead Johnson pour vérifier des données, merci de répondre rapidement
• EDI : Si vous avez été identifié pour travailler via le système Electronic Data Interchange (EDI), merci de collaborer avec les équipes informatiques Mead Johnson pour commencer les tests nécessaires
• Les bons de commande, partiellement ou non facturés, seront rebasculés dans le nouveau système sous un nouveau numéro

A partir du 3 mai il y aura deux moyens de recevoir le numéro de bon de commande et d’envoyer vos factures :
1 – Courrier
2 – EDI

Electronic Data Interchange (EDI)

L’EDI est mis en place avec les fournisseurs qui ont leur propre système ERP. Par le système EDI les documents et les données seront transférés d’une manière électronique sans intervention humaine (de notre système SAP directement vers votre système ERP).

Les principales applications de l’EDI Mead Johnson sont la distribution des bons de commande, la validation des bons de commandes, les changements de bons de commande, les factures et les rejets de factures. En utilisant le système EDI, les fournisseurs vont permettre:

• Améliorer l’exactitude des données
• Réduire la complexité technique en utilisant des formats de données standards
• Réduire les transactions papiers
• Accélérer les échanges d’information dans le process de commande

Courrier

Les fournisseurs qui vont communiquer par courrier :

• Recevront les nouveaux bons de commande sous format PDF par email
• Pourront soumettre leurs factures par courrier à une boite postale

Vos factures devront contenir les informations suivantes :

• Numéro de facture : Ce numéro doit apparaître sur chaque page et ne doit pas avoir été utilisé dans les deux dernières années

NB : Votre numéro de bon de commande ne doit pas comporter de caractères spéciaux, ils ne sont pas reconnus dans le nouveau système SAP.

• Date de facture : jour/mois /année
• Nom du fournisseur
• Adresse du fournisseur
• Email du fournisseur (en option)
• Contact du fournisseur et numéro de téléphone
• Adresse de comptabilité (en cas d’erreur sur facture)
• Adresse d’expédition
• Numéro de bon de commande imprimé sur la facture, sur une ligne à part
• Monnaie d’usage
• Indiquer le montant de la TVA sur une ligne séparée, si plusieurs TVA sur la même facture l’indiquer sur des lignes séparées, ainsi que le montant total
• Indiquer le montant des charges diverses sur une ligne séparée, si plusieurs charges diverses sur la même facture l’indiquer sur des lignes séparées, ainsi que le montant total
• Indiquer le montant des frais de port sur une ligne séparée, si frais de ports multiples, sur la même facture l’indiquer sur des lignes séparées, ainsi que le montant total
• Montant total TTC
• Si la société le demande merci d’indiquer le numéro de suivi ou le numéro du bon de livraison

Lorsque vous transmettez vos factures par courrier, merci de suivre la procédure ci-dessous:

1- Envoyer une confirmation des marchandises et des services donnés à la personne à l’origine de la demande. Merci d’indiquer sur le document « Ce document n’est pas une facture »
2- Il ne doit pas y avoir sur la facture originale des informations écrites à la main, surlignées ou modifiées.
3- Mettre un numéro de bon de commande par facture, ne pas combiner plusieurs numéros de bon de commande sur une même facture.
4- Envoyer les factures et les avoirs – pas les relevés- par e-mail, fax, ou courrier.

Envoyer vos facture et vos avoirs – pas les relevés – par e-mail, par fax ou par courrier à l’adresse ci-dessous:

Merci de noter qu’une facture incorrecte ou incomplète peu générer un retard dans le traitement de cette facture.

L’adresse indiquée ci-dessus doit être utilisée uniquement pour envoyer vos factures. Le service comptable ne recevra pas les e-mails et requêtes envoyés à cette adresse. A partir du 3 mai, merci de contacter directement le service comptabilité pour toutes questions à accounts.payable.eu@mjn.com ou téléphoner directement au CAC (Customer Assistance Center) au numéro gratuit indiqué ci-dessous.

A partir du 3 mai, les fournisseurs pourront contacter directement le CAC. Ce service est ouvert de 9h00 à 18h00. Il pourra également répondre aux questions ou problèmes liés aux achats ou aux règlements. Pour joindre le CAC :

Pour les achats (problèmes relatifs au numéro de bon de commande)
Par téléphone au numéro gratuit indiqué ci-dessous en sélectionnant l’Option 2 (Fournisseurs MJN), puis en choisissant 2 ou par e-mail mjnscmeu@mjn.com Langue parlée : Anglais

Pour la comptabilité (statuts des commandes et des paiements)
Par téléphone au numéro gratuit indiqué ci-dessous en sélectionnant l’Option 2 (Fournisseurs MJN), puis en choisissant l’Option 1 ou par e-mail accounts.payable.eu@mjn.com. Langues parlées : Français, Hollandais, Anglais, Portugais et Espagnol

Country Toll-Free Numbers

France 0800-90-5801